Referat fra bestyrelsesmøde den 1. Juni 2016

Besigtigelsestur i området.

Hele bestyrelsen gik tur i området og gennemgik stier og veje samt skiltning.

Stierne

På stien mellem Kristtornvej og Bukketornvej, hvor der er lagt nye fliser, mangler der generelt sand mellem fliserne, flere af dem vipper. Der mangler også asfalt i samme niveau, ligesom brostenene heller ikke alle steder er i samme niveau som fliserne. Et sted ligger der også græstørv langs en hel grund, som ikke er lagt på plads.
Den anden sti er endnu ikke udbedret og er også i dårlig forfatning.

Kommentarer til veje

Selve vejene er endnu ok. Der blev ikke konstateret huller i hverken Bukketornvej eller Kristtornvej.
Til gengæld er der et stort hul i vejen lige ved indkørslen til Kristtornvej fra Havtornvej, som vurderes farligt, hvis man kører ned i det. Havtornvej er generelt meget slidt, hvilket i høj grad kan skyldes den tunge lastbiltrafik til Lejerbos nedrivnings- og byggeaktiviteter. Svend-Erik har kontaktet kommunen, som oplyser, at Havtornvej er en privat fællesvej. Det er grundejere med adgangsvej til Havtornvej, som skal sørge for istandsættelse af hullerne m.m. Kommunen tager kontakt til grundejerne. Det kan være en noget langsommelig proces.
Arealet ud for ældreboligerne skal undersøges nærmere. Hvem står for vedligholdelse af grusstykket m.m.?
Der ligger meget affald på stikvejen på Bukketornvej ned mod fodboldbanerne og kan have noget at gøre med, at mange fodboldbørn sættes af til træning og kamp via denne vej.

Fortove

Generelt er der fliser på fortove som trænger til udskiftning. Det skal igen meldes ud, at grundejerforeningen gerne betaler fliserne, hvis man selv bestiller og lægger dem.
Der er flere steder, hvor beplantningen går langt ud over fortovene. Svend-Erik retter skriftlig henvendelse til grundejere, hvor det vurderes nødvendigt.

Vejskilte

Der er flere af skiltene, som er meget falmede eller utydelige.
De 2 “Legende børn” skilte i begyndelsen af Kristtornvej kan man næsten ikke se. Det ene er udover at være falmet også helt skjult af beplantning.
Efter besigtigelsesturen overgik bestyrelsen til den udsendte dagsorden.
Asfalten fra cykelstien, hvornår bliver det klaret?
Svend-Erik har taget kontakt til kommunen og tilbagemeldingen har været, at de regner med at genoptage arbejdet i sensommeren, men inden vinteren sætter ind.
Svend-Erik vil også høre, om det er planen, at brostenene skal tages op og lægges om i forbindelse med den nye asfalt skal lægges.
Sker der en renovering af den vestlige sti og i givet fald hvornår?
Svend-Erik havde inden mødet kontaktet kommunen og tilbagemeldingen var, at der også vil blive kigget på den vestlige sti. Men om der udføres arbejde på den i løbet af efteråret vides ikke endnu.

3. Manglende kontingenter og status på kasserer hvervet

Mikael fortalte, at han har modtaget en masse materiale fra Tove, som var tidligere kasserer.
Mikael sorterer i det og tager med til næste bestyrelsesmøde, hvis der er noget, han er i tvivl om.
Der mangler kontakt til banken, sådan at underskrifter m.m kan klares med ny kasserer og ny formand. Mikael kontakter banken snarest muligt.
Mikael tager også fat i grundejere, som har restancer og spørger til det.

4. Vedtægtsændringer

Svend-Erik gennemgår vedtægterne og noterer i stikord, hvad der foreslås ændret, og en advokat sættes til at gennemgå dem og komme med forslag.

5. Budget

Der er ikke sat penge af i det nuværende budget til hverken advokat eller vejfest.
Men da det er vedtaget på sidste generalforsamling, at bestyrelsen har bemyndigelse til begge dele, kan vi godt afholde udgifterne alligevel.

6. Tildeling af pc’er

Lisa har taget kontakt vedr. 2 stk. pc’er og 2 stk. Officepakker hertil.
Der var enighed om, at fortsætte med indkøbet. Lisa fortsætter kontakten.

7. Grundejerforeningens mailadresse og oprettelse af Facebook gruppe

Den nye bestyrelse har fået adgang til grundejerforeningens mail og passer den løbende.
Efter mødet i dag har både kasserer, formand og sekretær adgang til mailen. Alle bestyrelsesmedlemmer kan få adgang til mailen efter behov.
Mette vil gerne holde øje med mailen hen over sommeren, hvis det bliver nødvendigt.
Facebook-gruppen: “Fællesskabet Bukketornvej/Kristtornvej” er blevet ændret til:
Grundejerforeningen Maglehøj, sådan at vi også kan benytte denne til meddelelser til grundejerne.
Mikael vil undersøge, hvordan vi får adgang til grundejerforeningens digitale postkasse (e-boks).

8. Oplysning fra den nye bestyrelse og festudvalg til vejfest samt økonomiramme/tilskud/ evt.køb af telt

Der blev sendt oplysningsseddel ud sammen med referatet fra generalforsamlingen, som Mette omdelte.
Facebook siden er pt. kun blevet brugt fra bestyrelsens side om vejfestudvalgsmøde.
Vi skal også informere om andre ting på siden bl.a selve vejfesten og andre relevante informationer, som vi ønsker rammer bredt. Det kunne være nyt om stierne og andet.
Der har været afholdt festudvalgsmøde og datoen bliver højst sandsynligt den 27. August. Der var stemning for lidt samme koncept som sidst, dog med selvmedbragt kød.
Pris, 100 kr. Pr. Voksen, børn gratis, og nærmere deltaljer følger i invitation, som udarbejdes snarest og skal omdeles.
Der gives 10.000 kr i tilskud fra foreningen og resten skal dækkes af egenbetaling. Der er ikke arbejdet videre med køb af telt, da det også skal administreres og opbevares m.m.
Der var enighed om, at arbejde med åben dagsorden, og at referaterne kan offentliggøres på grundejerforeningens hjemmeside. Der skal oprettes et nyt punkt på hjemmesiden hertil.
Der udarbejdes derudover et særligt informationsbrev til grundejerne fra mødet i dag, som kan udleveres samtidig med invitationen til vejfesten.
Svend-Erik formulerer et generelt informationsbrev, som kan omdeles med sommerfestinvitationen.
Kontakt til grundejere om fortove, biler/campingvogne m.m: Vedr fortove se ovenfor under besigtigelse.
Biler og campingvogne er fjernet fra vejene siden sidste møde, så kontakt herom bliver ikke nødvendig.
Snerydning  – problemer for enden af vejen:
For at kunne gøre noget ved problemer ved snerydning kræver det dokumentation. Så hvis problemet opstår, er det vigtigt, at vi modtager f.eks fotodokumentation.
Vi skal også nærmere have undersøgt, hvad aftalen omkring snerydning er.
Mikael prøver at undersøge det.
Skiltene på vejene – Legende børn og vejnumre:
Flere skilte er som nævnt øverst under besigtigelsestur meget falmede. Det skal undersøges, hvad det koster at udskifte dem.
Mikael besigtiger endnu engang, og opretter en dropboks, hvor der kan lægges billeder af skiltem.m. Det undersøges, hvad det koster, hvis vi skifter alle og hvad det koster hvis vi kun skal skifte de mest nødvendige.
Svend-Erik tager kontakt til fodboldklubben omkring biler, som kommer ned og sætter børn af til fodboldtræning eller kampe.
Der er også udfordringer med hundeekskrementer, der ikke altid samles op. Dette kan evt også nævnes i informationsbrevet til alle grundejerne.
Eniro – kontakt
Der er taget kontakt til Eniro, så Svend-Erik står nævnt som formand og med kontaktoplysninger.

13. Kontaktliste – mailgruppe for alle grundejere

Det vil være en fordel, hvis vi kan kontakte grundejerne pr. mail eller lignende. Det kan evt. tages med i vedtægtsændringerne.
Det blev aftalt, at vi i tilmeldingerne til sommerfesten kan anmode om mailadresser, som en start, så vi også har denne kommunikationsmulighed.

14. Hjemmeside

Den nye bestyrelse fremgår nu af hjemmesiden.
Der er modtaget mail om opretholdelse af domæne.
Lisa følger op på status på hjemmeside domænet.

15. Kommende bestyrelsesmøder

Fremover har vi følgende faste punkter på dagsordenen:
Godkendelsen af dagsorden
Godkendelse af ref. Fra sidste møde
Økonomi
Info til grundejerne
Næste møde
Evt.
Næste møde afholdes den 31. August hos Alexander.
Et ekstra punkt på dagsordenen til næste bestyrelsesmøde:
Dato til næste generalforsamling, så vi kan rette henvendelse til hallen og til kommende dirigent

Referent: Lisa Andersson