Bestyrelsesmøde januar 2017
Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Maglehøj den 12. januar 2017
Til stede: Svend-Erik Nielsen, Alexander Lunde, Grethe Abkjær, Mikael Karlsen, Mette Wolf (Referent) Der var afbud fra Lisa Andersson.
1. Godkendelsen af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Økonomi • Økonomi 2016 • Forudsætninger for næste års budget (2017) til fremlæggelse på kommende generalforsamling • Efterfølgende udarbejdelse af forslag til kommende placering af overskydende kapital efter godkendelse af nye vedtægter 4. Nye vedtægter – status 5. Ny hjemmeside – gennemgang i bestyrelsen – hvad skal justeres inden generalforsamlingen? 6. Fremtidig ordning med udskiftning af fliser og sprøjtning – Er der indhentet tilbud? 7. Udskiftning af skilte – Er der indhentet tilbud? 8. Seneste status på skolestier 9. Er der nyt om snerydningsaftalen? 10. Generalforsamlingen i marts + fastsætte dato for evt. ekstraordinær generalforsamling • Afvikling af generalforsamling • Er der bestilt adresselabels? • Ny revisor, når Willy stopper. 11. Buskads ved vendepladsen 12. Støj fra Hillerødvejen – kan der gøres noget? 13. Info til grundejerne 14. Næste møde 15. Evt.
Ad 1. Dagsordenen blev godkendt.
Ad 2. Referatet fra mødet den 17. november 2016 blev godkendt.
Ad 3. Økonomi • Økonomi 2016 • Forudsætninger for næste års budget (2017) til fremlæggelse på kommende generalforsamling • Efterfølgende udarbejdelse af forslag til kommende placering af overskydende kapital efter godkendelse af nye vedtægter. Økonomi 2016 Michael udarbejder snarest regnskabet for 2016 og går til revisor Forudsætninger for næste års budget (2017) Mikael udarbejder snarest budgetforslag for 2017, hvor blandt andet følgende forudsætninger indgår: • Udskiftning af resterende defekte fiser på fortove • Sprøjtning af ukrudt på fortove og kanter • Udskiftning af skilte om vejnavne/numre samt skilt om børn i området. Vi vil gerne udskifte alle skilte. • For udarbejdelse af nye vedtægter afsættes 10.000 kr. til advokat Jens R. Andersen. • Vejfest, 10.000 kr. • Administrationsudgifter • Vi fastholder 1.000 kr. i kontingent Placering af overskydende kapital efter vedtagelse af nye vedtægter. Mikael tager kontakt til Danske Banks foreningsafdeling om en placering, der har en minimal risiko og medvirker til inflationssikring,.
Ad 4. Nye vedtægter – status Det reviderede udkast fra advokat Jens R. Andersen blev gennemgået. Det fastholdes, at der er 1 stemme pr. parcel. Svend-Erik får tilrettet det sidste hos advokaten. Forslaget fremlægges herefter på generalforsamlingen.
Ad 5. Ny hjemmeside – gennemgang i bestyrelsen – hvad skal justeres inden generalforsamlingen? Det er et meget flot udkast udarbejdet af Niels Blach. Der kan eventuelt tilføjes billeder af bestyrelsen, så medlemmer får ansigt på os. Niels præsenterer den nye hjemmeside på generalforsamlingen. Mette giver besked til Niels vedrørende generalforsamlingen og hans oplæg vedrørende hjemmesiden.
Ad 6. Fremtidig ordning med udskiftning af fliser og sprøjtning – Er der indhentet tilbud? Alexander rykker for modtagelse af tilbud, så de kan indgå i budgetforslaget for 2017.
Ad 7. Udskiftning af skilte – Er der indhentet tilbud? Mikael har modtaget tilbud, der er udgangspunkt for indarbejdelse i budgetforslaget for 2017. Forskellige praktiske måder for udskiftning blev drøftet. Eventuelt kan vi i bestyrelsen selv gøre noget af udskiftningsarbejdet.
Ad 8. Seneste status på skolestier Det er med glæde konstateret, at skolestierne af kommunen er blevet asfalteret. Dog er sidestierne fra vejene til skolestierne ikke asfalteret. Endvidere mangler udskiftning af defekte fliser på skolestien mod vest. Svend-Erik har kontaktet kommunen for en afklaring om, hvad der kommer til at ske.
Ad 9. Er der nyt om snerydningsaftalen? Der er ikke noget nyt. Entreprenøren rydder for sne. Foreningen kan bede om grusning.
Ad 10. Generalforsamlingen i marts + fastsætte dato for ekstraordinær generalforsamling • Afvikling af generalforsamling • Er der bestilt adresselabels? • Ny revisor, når Willy Abkjær stopper. Generalforsamlingen er den 15. marts, hvilket der er orienteret om i julebrevet. Svend-Erik fremlagte udkast til dagsorden, som følges. Der skal ske tilmelding til spisning.
Eventuel ekstraordinær generalforsamling for vedtagelse af nye vedtægter er planlagt til den 19. april. Alexander sørger for reservation af lokale på Magleblikskolen for denne dag også. Alexander sørger for projektor/lærred. Mikael sørger for bestilling af smørrebrød og øl/vand. Mette sikrer adresselabels til kuverter til indkaldelse. Vi søger at finde forslag til ny revisor.
Ad 11. Buskads ved vendepladsen Er ordnet.
Ad 12. Støj fra Hillerødvejen – kan der gøres noget? Der er en del trafikstøj fra den asfaltbelægning, der er på Hillerødvej fra Kregme indtil Lejerbos bebyggelse. Mange føler sig generet af støjen, især når vinden er i vest, hvad der er den mest herskende vindretning. Svend-Erik retter henvendelse til Vejdirektoratet med henblik på ved lejlighed at få lagt en mindre støjende asfalt på, fx tilsvarende den, der er fra Lejerbos bebyggelse.
Ad 13. Info til grundejerne Afventer generalforsamlingen, herunder bestyrelsens beretning for det forgangne år.
Ad 14. Næste møde Næste møde afholdes den 14. februar kl. 19.30 hos Svend Erik Til mødet skal vi alle være klar med det, der skal udsendes med indkaldelsen til generalforsamlingen (følgeskrivelse tilmelding til spisning, dagsorden, revideret regnskab, budgetforslag, nye vedtægter m.m.). Svend-Erik kommer med oplæg til bestyrelsens beretning. Efterhånden som bilagene er færdige rundsendes de til bestyrelsen.
Ad 15 Eventuelt Mette sørger for at gavekort/vin indkøbes hos Skjold Burne i.h.t. gældende normer, herunder til afgående revisor.